Ebpay

日常和不少单位负责资产统筹的工作人员研讨，总能听到大同小异的困扰。各部门只要缺设备就直接发起采购申请，等全新物资到位才发现，别的部门库房里还堆着同款设备长期闲置；还有大批办公设备、专业器械常年搁置在角落，既占用场地空间，还不断产生折旧损耗，等到彻底无法使用直接报废，等于实打实的资金白白消耗。

很多人简单把这类资源浪费归咎于各部门规划不足，其实核心问题在于整套资产管理流程没有打通，从采购申报、日常流转到闲置处置处处存在信息断层。想要切实降低重复采购频次、盘活沉睡资产，不能只依靠口头约束，需要将资产管理贯穿资产从购入到报废的完整生命周期，搭建一套信息透明、可调可控、权责清晰的完整管理机制。

一、梳理清楚：重复采购、闲置堆积，问题出在资产管理哪些短板

现阶段不少单位召开资产管理还停留在纸质台账、零散表格记录的阶段，信息传递不通畅，各类资源浪费问题也就接连出现。

1.采购申报缺少存量核对环节，需求完全由部门自主上报

各部门提交采购申请时，大多只考虑自身当下的使用缺口，完全不清楚整个单位、集团内部还有多少同类闲置资产。各部门各自独立运作，没有统一完整的资产台账作为参考，同款打印机、电脑、办公器械，今年一批采购完成，次年其他部门又重复下单。

资产预算编制和现有资产存量数据完全割裂，制定下一年资产采购预算时，财务人员仅核对往年采购支出，不会结合闲置资产数据综合判断，很容易审批顺利获得不必要的采购预算，资金投入后，新购置资产很快陷入低使用状态。

2.资产流转信息不互通，闲置物资分散隐匿难以统筹

资产领用、内部调拨、更换存放地点大多只靠线下口头沟通，没有同步更新资产台账信息。项目结束后退回的设备简单堆放在仓库，没有统一登记归档，久而久之从记录里消失，变成无台账可查的闲置资产。

集团性质的单位这类问题会更突出，下属分支组织、不同业务板块数据互不连通，甲单位搁置不用的专业设备，乙单位却在加急申请采购，两边信息脱节，内部资源完全没办法统筹调配，闲置堆积和重复采购两种问题同步发生。

3.缺乏闲置预警与常态化盘点，资源损耗发现滞后

传统人工盘点大多一年只召开一次，周期过长，资产闲置数月甚至数年都很难被及时发现。没有专人持续跟踪资产使用状态，设备长期无人启用也不会收到提醒，短期闲置慢慢演变成长期低效资产，存放、定期维保还会持续产生额外开销。

同时闲置资产处置流程繁琐，管理人员嫌流程复杂，干脆把物资长期堆放在库房，不愿走调剂、维修或者合规处置流程，闲置资产规模越积越多。

二、资产管理前置管控：从采购源头杜绝重复购置

想要减少资源浪费，直接有效的方式就是从源头控制新增采购需求，把资产管理审核环节提前到需求申报、预算编制阶段。

1.落实“先查存量，再提采购”的固定流程

所有资产申购单据不能直接流转审批，必须先经过资产管理人员调取完整台账，检索单位内部同类型在用、闲置资产。如果系统中存在可以调配使用的闲置物资，直接驳回新增采购申请，优先走内部调拨流程。

这套规则落地门槛不高，直接嵌入日常线上审批流程就能执行。比如行政部门申请采购数十套办公桌椅，资产管理员在资产管理台账中查到其他部门搬迁后闲置大量同款桌椅，直接线上发起跨部门调拨，不用额外支出采购成本，还能快速补齐使用缺口。

2.预算编制联动资产存量数据，规避盲目采购申请

编制年度资产预算时，不能单纯依照各部门上报的需求清单核定，要结合资产管理台账里的资产分布、使用年限、闲置数量综合评估。针对资产存量充足、整体使用率偏低的品类，适度压缩对应采购预算；确实存在新增需求的部门，需要同步附上现有资产使用情况说明，证明内部调剂无法满足需求，预算申请才能顺利获得审核。

以现有存量限定新增采购规模的模式，能从财务层面约束无意义采购行为，从源头降低资金投入后资产闲置的概率。

3.统一资产分类与唯一标识，实现全单位资产可视可查

很多企业资产管理混乱，根源是各部门资产分类标准不统一，同类物资划分口径各不相同，统计汇总时很难快速归集同类资产。

依托标准化资产管理规范，为每一件实物资产分配专属编码，搭配标识标签，完整记录采购时间、使用人员、存放位置、实时使用状态。不管是总部还是下属分支组织，统一分类标准，工作人员查询时能快速掌握全品类资产整体存量，彻底消除“不知道内部有闲置设备”的信息盲区。

三、全周期动态资产管理：盘活闲置物资，避免资源长期搁置

即便前期采购管控到位，业务调整、项目收尾后依旧会产生闲置资产，这就需要依靠常态化动态资产管理，让闲置设备流动起来，减少长期存放带来的损耗。

1.搭建线上闲置资产共享调剂池，打破部门信息壁垒

借助数字化资产管理载体搭建线上闲置物资库，闲置超过固定周期的设备统一录入调剂池，标注设备型号、完好程度、存放地点、可领用期限。各部门产生资产需求时，优先在调剂池匹配资源，跨部门、跨分支组织完成线上调拨审批，全部操作线上留痕，省去线下反复对接的麻烦。

不少单位落地这套模式后，电脑、办公家具、小型专业器械都能在内部循环复用，同类物资重复采购数量明显下降，闲置资产的实际利用率稳步提升。

2.设置闲置智能提醒，尽早召开内部调配

在资产管理模块中设置状态预警规则，资产陆续在一段时间没有领用、使用记录，系统会自动推送提醒给到资产管理员和所属部门负责人。管理人员收到提醒后，主动对接核实资产后续使用计划，短期内无使用需求的直接转入调剂池；轻微故障设备统一安排维修翻新后再次分配，不用直接走报废流程。

提前介入闲置资产管理，既能规避长期存放造成设备老化贬值，也能及时挖掘可复用资源，减少新增采购需求。

3.推行常态化移动盘点，同步更新资产真实状态

一年一次的年终盘点很难及时找出分散在各个楼层、项目场地的闲置资产。利用移动端扫码盘点功能，资产管理人员可以分季度、分区域召开小规模盘点，员工也能自主核对个人名下资产，盘点数据实时同步至资产管理台账。

盘点过程中标记闲置、待维修、盘盈资产，闲置物资当场录入调剂库，盘盈资产完善信息归档，保证台账记录和实物始终匹配，不会出现台账无记录、实物长期闲置的情况。

四、闭环收尾资产管理：规范资产退出，减少低效资源持续占用

部分资产使用年限较长、维修成本过高，不具备继续调剂使用的价值，如果长期堆放依旧会占用库房、产生管理成本。完善资产退出环节的资产管理流程，也能反向约束后续盲目采购行为。

1.分层处置闲置资产，充分挖掘剩余使用价值

针对闲置资产划分三类处理方案：状态完好、可以正常使用的，持续放入调剂池循环流转；轻微损坏、维修成本较低的，统一维保翻新后重新分配；老化严重、无复用空间的，按规范流程完成报废、转让或捐赠。

及时处理无使用价值的低效资产，释放库房存储空间，同时资产处置所得可以补充资产维保预算，形成良性的资金循环。

2.依托资产数据复盘，优化长期采购规划

资产管理会完整留存资产全生命周期数据，包含各类物资采购总量、闲置时长、内部调剂次数、处置记录等信息。定期导出多维度资产统计报表，分析哪些设备更容易出现闲置、哪些部门频繁提交重复采购申请，针对性调整下一年资产配置标准。

比如某类高性能设备采购后闲置比例偏高，后续采购时就提高需求审核门槛，限定特定岗位才能申领，从长期规划层面平衡资产配置规模，持续降低资源浪费。

很多人对资产管理的认知只停留在制作资产卡片、年终对账盘点，只完成基础记录工作，忽略采购、调配、处置各个环节的联动，自然没办法解决重复采购和闲置浪费的问题。

真正能够控制成本、盘活内部资源的资产管理，是一套完整闭环流程：采购前核对存量控制新增需求，使用阶段动态调剂盘活现有物资，出现闲置后及时预警处置释放资源，再依靠数据复盘优化长期采购标准。不用复杂的改造投入，先落地申购前置核查、闲置资产线上调剂两个核心环节，就能明显减少无意义采购，让单位每一件资产都充分发挥自身价值，避免资金、物资双重损耗。